Saiba como garantir um negócio seguro com os fornecedores de seu restaurante

A arte de negociação com os fornecedores é importante, mas antes disso é preciso definir algumas rotinas internas que garantam argumentos e conhecimento para fechar bons negócios. 

Padronize os insumos e materiais:

Comece dando descrição aos materiais e insumos, segundo suas características físicas e especificidades. Para isso, suas fichas técnicas deverão estar organizadas e atualizadas. 

Aqui, nesse momento, leve em conta variáveis como manuseio, probabilidade de perda, melhor rendimento e melhor agilidade na produção. 

Sempre visando atender aos padrões estabelecidos, seja mais economia, mais qualidade ou melhor eficácia na na construção do seus produtos. Porém, um padrão deve ser definido para direcionar a aquisição dos insumos/materiais.  

Assim sendo, descreva o material segundo a forma genérica para definir um padrão de substituição, ou não, de insumos/materiais. Além de distinguir quais matérias primas podem ou não ser substituídas na sua produção, aqui, se define qual marca, quais características, quais padrões de substituição podem ser adotados. E quais assim adotar direcionadores para as aquisições. 

Para isso:

  1. Descreva o material segundo o nome específico. Materiais/insumos especificamente de uma marca, com características insubstituíveis para o padrão de produção. 
  1. Descreva o material, usando terminologia única.  Qual termo define o que no pedido? Um leite, uma coca cola, se referem a um pacote com quantidades específicas e padronizadas. Deve-se estar atento a esse padrão para definir um pedido eficiente e condizente com o que é necessário na produção e manutenção do negócio. 
  1. Não utilize a marca como nome do material. 

Lembre -se que os materiais e insumos podem ser classificados entre:

  • Muita importância: são relevantes e não podem ser substituídos por genéricos.   
  • Média importância: são relevantes, mas possuem substitutos similares.   
  • Pouca importância: são os que podem ser substituídos livremente por outros. 

Após essa medida de organização interna, você tem como seguir os passos de aquisição e nutrição de seu estoque.

1) Identificação e seleção de fornecedores: 

Esse é um processo fundamental para o bom andamento das operações internas, o critério de avaliação do fornecedor influi na qualidade do produto final. Sendo assim deve ser levado em conta sempre o comprometimento, seriedade, pontualidade, qualidade e preço dos materiais e a entrega. Nesse ponto a equação deve se dar na melhor base de custo benefício, garantindo ao seu estabelecimento um fornecedor de qualidade e com seriedade que irá cumprir os acordos. 

Além, de possibilitar uma entrega e preços competitivos que atendam as necessidades de funcionamento. Para isso, a*nalise as condições e procure pela reputação de quem pode atender suas demandas.   

2) Levantamento de demanda: 

Para que suas necessidades sejam computadas de forma precisa uma série de atividades de processamento de dados devem ocorrer: mantenha sua ficha técnica/ consumo de matérias primas e o PCP (Planejamento de Controle de Produção) como base na análise das necessidades de compra. Assim, que leve em conta e compute o abatimento de materiais já existentes no estoque do momento, as sazonalidades e as unidades de medida para a sua rotina de produção.  

3) Encaminhamento de pedidos/ordens de compra aos fornecedores:

 De acordo com a demanda definida e obedecendo a disponibilidade financeira da empresa e a meta de compras, os pedidos são elaborados e encaminhados aos fornecedores com as entregas planejadas e programadas para que o estoque não se acumule e nem entre em estado de falta. Quando os pedidos são gerados é provido um número de acompanhamento para controle interno e conferência dos insumos no recebimento.  

4) Follow-up (acompanhamento dos pedidos junto aos fornecedores):

É importante para o processo porque possibilita a antecipação de crises e auxilia na decisão de ações de substituição e alteração de produtos a serem produzidos. Minimizando os impactos na produção e nos lucros. Afinal, você tem como acompanhar os seus pedidos, a eficiência na entrega e prever crises.

5) Recebimento dos materiais: 

Quando foi feito o pedido, a ordem de compra emitida aos fornecedores deve ser copiada aos responsáveis pela conferência das matérias primas e insumos, em suas quantidades, valores e volumes será realizada. A comunicação clara com quem estará recebendo seus pedidos garante que tudo que entre no seu estoque esteja de acordo com suas necessidades e com o contratado.

6) Inspeção das características técnicas da mercadoria entregue pelos fornecedores:

Aqui é necessário conhecimento das matérias primas e insumos utilizados na empresa, conhecer os fornecedores e estar bem alinhado com os critérios de aceitação da empresa. 

O ideal é que se invista em treinamentos, equipamentos e condições necessárias para que os colaboradores executem essas inspeções. Um documento de padrões pode auxiliar nesse processo, com todas as características e informações padrão de aceite e não aceite. 

Isso mantém a conferência sistêmica e gerar segurança para os colaboradores durante atividade.    

 7) Armazenamento: 

Com matérias-primas e insumos aprovados, esses são armazenados, em local pré-determinado que atende às necessidades específicas de conservação e acondicionamento.  

8) Distribuição:

Seria importante acondicionar o material num local próximo ao de manuseio, para evitar perda de tempo com o transporte e não correr o risco de perdas e danos. Evite estoques distantes da área de manuseio e produção.

Entenda o Ciclo de compras:

O ciclo de compras tem início quando o responsável pelo setor passa a demanda das necessidades, o chefe da limpeza, do escritório, da cozinha, do bar analisa as suas necessidades ali para operar e passam isso para o setor responsável pela compra; aí dá-se: 

1)Análise de pedido de compra: que será a análise de quanto se tem para realizar essas compras, e qual a quantidade para que se opere sem falta 

2)Pesquisa de fornecedor:  

3)Negociação do comprador com os colaboradores da empresa e com os fornecedores para descobrir as melhores soluções para preços, atendendo a necessidade real da empresa.  4)Acompanhamento de pedido 

5)Recebimento do pedido 

6)Giro de insumos: para evitar a estacionalidade de materiais e insumos, isso pode ser feito por exemplo realocando esse insumo no cardápio com ações promocionais.  

Conclusão:

Com essas informações em mãos, entendemos que a negociação está relacionada mais ao planejamento de forma estratégica, um bom entendimento da rotina de seu estabelecimento e ótimo plano financeiro. Afinal, os fornecedores são um pilar na sua produção, por isso analise sempre as melhores condições para seu negócio.

Foque na análise de distâncias e tempos de entrega, ao preço e ao volume de cada produto quanto a sua parcela útil. Ou seja, aquela que vai ser realmente usada na produção, assim você pode reduzir perdas. 

Um exemplo é comparar quem entrega uma carne desossada e como isso faz diferença na balança custo benefício, quando seu foco é o que se usa na sua produção. Rende mais? Muitas vezes o como classificamos o volume versus as características do produto pode mascarar o preço real da unidade. Ou será que um pré processado irá otimizar a hora de trabalho de suas operações sem interferir na sua qualidade? 

Foque nos detalhes e nas informações e características de suas matérias – primas e como elas serão utilizadas na sua produção. tenha uma visão inteligente sobre suas compras e assim, a negociação fica mais bem direcionada.

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